De meeste bedrijven beschikken over een goede security. Tegen een speciaal soort dieven zijn ze echter niet opgewassen: tijdrovers. Brutaal en ongemaskerd sluipen ze dagelijks binnen. Waar zijn ze op uit? Zoveel mogelijk werkuren stelen. En dat lukt hen prima. Hoewel iedereen ze kent, mogen ze in veel organisaties gewoon hun gang blijven gaan. Stel dat er in onze productieafdeling een rendementsverlies van 10% zou zijn, we stuurden er meteen een werkgroep op af. Dat we in onze burelen met gemak een derde van onze tijd verspelen, houdt ons minder wakker. Terwijl we nochtans dagelijks tijd te kort hebben. Daarnaast hebben deze tijdrovers ook een negatieve impact op ieders welbevinden. Tijdrovers zijn immers meedogenloos en verslavend. En het zijn broertjes van elkaar. De eerste letter van hun naam begint met een m en ze roven ook graag samen tijd.
Tijdrover 1: multitasking
Af en toe hoor ik tijdens begeleidingen mensen zeggen dat zij wel kunnen multitasken. Ik vraag dan een vrijwilliger om de volgende oefening te doen:
Schrijf in drukletters het woord G E W O O N T E S en daaronder W I J Z I G E N. Daarna doe je deze oefening opnieuw doen en schrijf je dezelfde woorden opnieuw onder elkaar maar deze keer moet je bij het schrijven van de letters telkens switchen tussen het bovenste en onderste woord: van G naar W naar E naar I naar W en zo voort. De multitasking methode neemt bijna altijd drie keer zoveel tijd in beslag. Daarbij verhoogt de kans om fouten te maken (probeer het zelf maar). En toch blijven velen het dagelijks proberen. Het van hier naar daar springen leidt tot concentratieverlies. Bovendien belast je zo je brein heel intensief waardoor je snel moe wordt en je productiviteit fel zakt.
Tips
Werk je taken na elkaar af. Weersta aan de drang om van hier naar daar te flippen.
Zorg dat enkel wat je nodig hebt in je zicht ligt. Neem verleidingen weg en ontloop stoorzenders
Richt je aandacht en ban aanlokkelijke nevengedachten uit je hersenen
Zet jezelf een tijdsdoel voor een werkstuk dat je af wil hebben
Beloon jezelf na het singletasken
Tijdrover 2: mail
Wanneer we ’s ochtends starten met mail, dan verhoogt de kans dat we er de ganse dag mee bezig zijn. Heel wat mensen denken dat mailen werken is. Dat is niet zo. Of we denken dat we een lege inbox moeten hebben. Dat kan voordelen hebben, vaak kost het ons een pak tijd.
Meg Ryan en Tom Hanks in de film ‘You’ve got mail’ van Nora Ephron
Tips
Voorzie twee maal per dag een tijdsblok waarin je mails beantwoordt
Sluit je mailbox steeds af na gebruik
Gun jezelf max x minuten mailtijd per dag. Analyseer je huidig aantal minuten en zet wekelijks een scherper doel
Reduceer het aantal mails per dag en verminder het aantal lijnen per mail
Laat je mails in cc in een aparte folder binnenkomen en bekijk deze maximum twee keer per week
Laat je mails die je verzendt enkele minuten in je ‘postvak uit’ zitten alvorens ze automatisch worden verzonden. Zo kun je nog correcties doen
Tijdrover 3: meetings
Te veel. Te lang. Niet voorbereid. Niet efficiënt. Geen agenda. Geen verslag. Vergaderingen, we kennen ze allemaal. En toch blijven we eraan deelnemen. En ja, we nemen natuurlijk onze laptop mee zodat we ons kunnen bezighouden met de vorige tijdrover terwijl een collega presenteert. Als je bij online meetings je video en je microfoon afzet, kan dit je ook lukken.
Tips
Halveer de vergadertijd. Eenvoudig door alle vergaderingen van 1 uur vanaf nu 30 minuten te laten duren. Eenzelfde truc kun je uithalen met de vergaderfrequentie. En je werkt gelijk efficiënter
Check of iedereen (de hele tijd) aanwezig moet zijn
Installeer een nieuwe regel: iedereen mag de meeting verlaten als het niet meer interessant is
Vergader af en toe staand of hou korte scrums
Voorzie een bullshit knop. Je kan daar op drukken als iemand te lang aan het woord is
https://www.pilz.com/nl-BE
Tijdrover 4: minuutje?
Meestal vragen mensen het niet eens. Als je eens zou uitrekenen hoeveel werktijd landschapsburelen aan bedrijven kosten, je zou ervan duizelen. Je moet al een geoefende mediterende monnik zijn om je in een dergelijke omgeving te kunnen focussen. Er loopt wel altijd iemand langs, er gaat wel altijd een deur open (en weer dicht) of een collega blijft bellen. En of dat nog niet genoeg is, onderbreken we elkaar geregeld via instant messaging. Ben je dan toch even geconcentreerd aan het werk, dan komen enkele collega’s in jouw buurt een mini-vergadering houden.
TIPS
Voorzie in stille ruimtes en vergaderboxen of zoek een plek waar je rustig kunt werken.
Durf pratende mensen erop aan te spreken om hun gesprekken in een afgesloten ruimte verder te zetten.
Zet je pop-ups af. Zorg dat je een tijdje onvindbaar bent
Is bovenstaande te hoog gegrepen? Dan zal je het moeten doen met een bordje ‘niet storen’ of een koptelefoon opzetten
Tijdrover 5: media
Zo sociaal zijn ze vaak niet. Ze kunnen je lang bezig houden waardoor je nadien je werk mag inhalen. Eens je er aan begint, kun je erin verdwalen. Voor je het weet is er een uur voorbij. Of ga je toch gauw nog even checken hoeveel likes je intussen op je meest recente post hebt.
TIPS
Leg je smartphone weg of zet hem op stil. Voorzie telefoontassen in vergaderruimtes
Plan je sociale mediamomenten in, bijvoorbeeld als beloning na een flink stuk werk.
Sluit al je vensters en schakel pop-up’s uit
Neem je GSM niet mee naar toilet
Tijdrover 6: matig plannen
Ook deze tijdrover kan ons gigantisch veel tijd kosten. Heel wat mensen brengen geen of weinig structuur aan in hun werk. Of ze beschikken over geen goede tool. Daarnaast leert onderzoek dat we te optimistisch inplannen. Of we kunnen geen nee zeggen.
TIPS
Plan lege ruimte in je agenda in. Vermom het desnoods als een taak.
Voorzie blokken van tijd om geconcentreerd te werken.
Verzamel alle informatie voor je begint. Denk aan een stielman die ’s avonds zijn camionette laadt en ervoor zorgt dat hij niets vergeet. Zo kan hij de dag nadien doorwerken zonder naar de plaatselijke Brico te moeten.
Overschat je benodigde tijd. Begin met een factor twee.
Verdeel je werk in vier categorieën
1. Dringend, onbelangrijk
2. Dringend, belangrijk
3. Niet dringend, onbelangrijk
4. Niet dringend, belangrijk
Schrap alle activiteiten uit categorie 1 en 3. Spendeer je meeste tijd in categorie 4
Gedragsverandering
Allemaal goed en wel maar deze tijdrovers aanpakken vergt wel een gedragswijziging. En dat is niet eenvoudig. Dat klopt. Veel mensen blijven hierbij vaak in intenties steken en vallen snel terug in hun vroegere gewoontes. De pandemie is misschien wel een ideale tijd om af te rekenen met een aantal tijdrovers. Het kan thuis gemakkelijker zijn om een aantal van bovenvermelde tips in realiteit om te zetten. Om voorgoed af te rekenen met tijdrovers zal je dergelijke alternatieven minstens 21 dagen moeten volhouden, dan pas worden het nieuwe gewoontes. In deze blog ga ik verder in op hoe je een patroon kunt doorbreken en effectief door een ander kunt vervangen.
Kun je hulp gebruiken?
Wil je de tijdrovers in jouw organisatie eens en voorgoed uitschakelen? Via een workshop bedenken we er samen oplossingen voor. Deze brengen we daarna tijdens een begeleidingstraject samen in de praktijk. Bel mij op 0474/949448 of mail naar dirk@dirkdeboe.be.
Veel succes met het uitschakelen van je tijdrovers!
Dirk
Omdat creativiteit, innovatie en transformatie je de wendbaarheid geven om het verschil te (blijven) maken in een constant veranderende wereld