Al meegemaakt? Je komt ’s avonds thuis van het werk en je vraagt je af wat je die dag gedaan hebt. Je bent heel de dag druk bezig geweest met branden blussen, mails beantwoorden en anderen vooruit helpen. Maar je eigen werk? Dat is blijven liggen. Die presentatie voorbereiden, die offerte de deur uit krijgen of dat aanslepend probleem aanpakken, daar had je geen tijd voor. Wedden dat veel van je collega’s hetzelfde gevoel hebben?
Start je dag niet met mail
Je komt aan op het werk en begint aan een kluif. Iets waar je al je energie en denkvermogen voor nodig hebt. Dat lukt je het best als je fris bent. Sluit alles wat je kan onderbreken af. En leg je smartphone weg. Zit je in een landschapsbureau, zoek dan een rustige plaats op. In het gebouw of desnoods erbuiten. Stel jezelf een doel en werk geconcentreerd tot je die taak af hebt. De eerste keer zal wat moeilijker zijn. Het kan vreemd aanvoelen om niet afgeleid te worden. Maar zet door. De inspiratie komt wel. Als de taak af is, geef je jezelf een beloning. Een pauze, een korte wandeling of een snack.
Mailtime!
Net voor de middag verwerk je jouw mails. Beantwoord ze zoveel mogelijk meteen. Hou het kort en het tempo er in. Verspil je tijd niet met het verwijderen of klasseren van mails. Ja, het klopt, mailprogramma’s als Outlook hebben geen geweldige zoekmachine. En sommige mensen vinden het fijn om een lege mailbox te hebben. Toch ben ik er jaren geleden mee gestopt. Als je klaar bent, sluit je je mailbox weer af. Lunch in geen geval achter je computer. En hoe verleidelijk het ook is om de ganse tijd met je smartphone bezig te zijn, doe het niet. Je geeft je brein niet de kans om tot rust te komen en om creatieve ideeën tot stand te laten komen.
“Mails lezen en beantwoorden is niet werken”
Na de middag herhaal je dat patroon. Anderhalf tot twee uur werken aan een taak. De middagdip hou je tegen door geconcentreerd verder te werken. Na een welverdiende koffie- of theepauze begin je aan je tweede mailronde. Zo zorg je dat je elke dag vier uur aan taken kan werken. Kijk maar eens op het einde van de week. Je zal zien dat je een berg werk hebt verzet. Hou dit 21 dagen vol. Dan pas wordt het een gewoonte.
Snoei in vergaderingen
Een andere grote tijdvreter zijn vergaderingen. In heel wat organisaties maken ze 20% of meer van de werktijd uit. En ze verlopen alles behalve efficiënt. Als je nu eens alle vergaderingen zou schrappen die geen agenda of verslag hebben? Of in vraag stellen of elke deelnemer wel aanwezig moet zijn?
Nieuwe regel: alle vergaderingen duren vanaf nu nog de helft van de tijd
In het bedrijf Semco mag elke deelnemer op elk moment de vergadering verlaten. De persoon die de vergadering bij elkaar roept, moet maar zorgen dat ze efficiënt en boeiend is. Bij een bedrijf in Nederland hebben ze enkele jaren terug op vrijdagochtend alle medewerkers een bericht gestuurd. Dat ze de week nadien niet mochten vergaderen. Ze hadden te weinig tijd om de vergaderingen voor de volgende week nog te verplaatsen. En gezien de vergaderruimtes op slot waren, moesten ze wel creatieve manieren bedenken om te doen wat ze normaal in vergaderingen deden. Bij de evaluatie achteraf bleken bepaalde meetings overbodig, konden sommige korter en vonden ze ook andere manieren om samen te werken.
Weg met de chatbox
Met instant messaging zou je onmiddellijk moeten stoppen. Het is immers dodelijk voor je efficiëntie. Omdat we allemaal ogenblikkelijk willen geholpen worden, onderbreken we elkaar om de haverklap. En stelen zo elkaars tijd.
Elke onderbreking tijdens je werk kost je 25 minuten om weer geconcentreerd bezig te zijn – Theo Compernolle
Zo ging ik vroeger op het werk ’s middags naar de kantine. Waar een collega me aansprak: ‘ah, je bent toch aanwezig, je lampje stond rood’. Ik voelde me bijna schuldig en egoïstisch omdat ik mij had afgesloten om enkele taken af te werken.
Goesting om samen met enkele collega’s deel te nemen aan een workshop ‘boost je efficiëntie op de werkvloer’? Stuur een mail naar dirk@dirkdeboe.be of bel mij op 0474/949448