In elke organisatie is er wel iemand met een half idee. En misschien zit in een andere afdeling iemand die het andere halve idee heeft. Als deze mensen er nooit met elkaar over praten, dan blijft het bij halve ideeën. Die halve ideeën samen laten komen, kan via een ideeënforum. Een plaats waar medewerkers hun ideeën kunnen posten. En waar andere collega’s er kunnen op reageren. Of de ideeën versterken zodat ze aan de streep raken.
Ik kom in verschillende organisaties waar ze een dergelijk forum hebben gestart. Maar met geen of te weinig resultaat. Wat maakt een ideeënforum nu tot een succes? Er zijn op zijn minst twaalf factoren waar je best rekening mee houdt. In deze blog de eerste zes.
Duidelijke structuur
Je hebt een systeem nodig waarmee je ideeën verzamelt, selecteert en opvolgt. De structuur mag niet complex zijn. En het moet laagdrempelig zijn. Zodat het voor elke medewerker haalbaar is om een idee in te dienen. Als je het doel niet goed communiceert, komt het niet van de grond. Zorg via een demo dat mensen begrijpen hoe ze een idee kunnen indienen. Enkele voorbeelden als teaser posten, helpt. Dan zullen de voorlopers sneller volgen. Waarna meer mensen in actie komen.
Persoonlijke feedback
Er zijn ideeënfora die zonder terugkoppeling werken. Zoals de vroegere ideeënboxen aan de fabrieksmuur waar je een idee in kon stoppen. En waar je nooit meer iets van hoorde. 1-weg communicatie werkt niet. Zorg voor persoonlijke en respectvolle feedback. Stel bijvoorbeeld een multidisciplinair team samen dat de idee-eigenaars coacht om hun ideeën een stapje verder te brengen. Nodig de mensen uit en laat hen hun verhaal vertellen. En begin niet meteen te ‘ja maren’. Maar temper wel de verwachtingen. Iedereen vindt zijn idee immers het beste. Maar niet alle ideeën kunnen het halen. Medewerkers moeten beseffen dat een succesratio van 5 tot 10 percent heel goed is. Zolang de organisatie ook de andere 90 – 95% ideeën respecteert. Je kan immers ook veel leren van een idee dat de streep niet bereikt.
Niet-financiële waardering
Een van de manieren om het ideeënforum te laten mislukken, is geld geven aan mensen die ideeën indienen. Zo hadden we bij Philips destijds een financiële waardering voor ideeën. Als je een patentaanvraag indiende – ook al werd deze niet waardig bevonden vooreen officiële aanvraag – mocht je om 50 Euro gaan shoppen in de personeelswinkel. Zo gebeurde dat na een brainstorm iemand enkele ideeën van zijn collega’s indiende. Die waren natuurlijk gefrustreerd en jaloers toen hun collega enkele dagen later met een goedgevulde zak Philips materiaal kwam binnenwandelen. We hebben dat systeem snel afgeschaft. Teamwaarderingen geven, werkt veel beter.
Externe deadlines
Als er geen druk op de ketel staat, dan wordt het water niet warm. Zo ook met ideeën. Als medewerkers te veel tijd hebben, gaat het niet vooruit. Naar een toonmoment toewerken, motiveert. Zoals een innovatie-event, een vakbeurs of een klantenbezoek. Eens je de datum hebt gecommuniceerd, is er geen weg terug. En weet je wat? Het gaat dan allemaal net iets sneller. Die leverancier krijgt het prototype materiaal toch tijdig aangeleverd, enkele collega’s werken wat over of die bestelbon geraakt sneller goedgekeurd. Ga op zoek naar een dergelijk moment of creëer er een.
Hou de bal rollend
Wat ook geregeld voortkomt, is dat een organisatie er in slaagt om eenmalig het ideeënforum aan de praat te krijgen maar dat het dan stilvalt. De ideeën komen niet meer zo vlot. En het aantal views en interacties op het forum lopen achteruit. Tijd voor activatie. Zo kan je bijvoorbeeld elk jaar nieuwe thema’s kiezen of de uitdagingen waar de organisatie mee kampt, goed communiceren. En de mensen oproepen om daar dan ideeën voor te bedenken. Of rond elk van die thema’s een brainstorm te organiseren waarna de bedachte ideeën op het forum worden gepost. Je kan ook de teamleiders vragen om samen met hun teams na te denken. En zo extra ideeën op het forum krijgen. Waardoor de vlam er weer inslaat.
Opvolging en project management
Misschien wel de meest voorkomende fout. Er worden wel voldoende ideeën gepost maar er is te weinig opvolging. Ideeën landen geraken niet aan de landingsbaan. Soms hebben de mensen ook niet de kennis om hun idee een stap verder te brengen. In dat geval kan je met een sprint werken. Tijdens een innovatieweek of driedaagse kunnen multidisciplinaire teams begeleid aan de . Om zo de meest belovende ideeën uit te werken. Daarbij kunnen ze eventueel enkele klanten uitnodigen. En er hun idee aan voor te leggen. Ze kunnen een eerste prototype maken en een mini business case. En op het einde hun uitgewerkt idee te pitchen aan het management. Waarna de organisatie een go-no go beslissing kan nemen.
Ben je van plan om een ideeënforum op te richten of wil je advies hoe je jullie bestaande forum een boost kan geven? Laat ons afspreken. Stuur een mail naar dirk@dirkdeboe.be of bel op 0474/949448 of vind nog meer inspiratie in deze praktijkvoorbeelden.