Brainstormen werkt niet. Het is een van de minst effectieve manieren om sterke ideeën of oplossingen te bedenken.

Dat klopt, althans als je mensen een uitdaging voorlegt en je laat ze meteen in groep ideeën roepen. Je kan het ook anders aanpakken.

Maak de uitdaging helder

“Denk het probleem om”

De opdrachtgever meent vaak het probleem te kennen. Maar als je doorvraagt, blijkt het probleem elders te liggen. Hoe kom je daar achter? Door het probleem te herformuleren. Door bijvoorbeeld waarom-vragen te stellen. De antwoorden daarop kun je omdenken tot nieuwe probleemstellingen. Dit leidt in 90% van de gevallen tot een betere omschrijving van het probleem. Wat de kansen op een sterke oplossing maximaliseert. Daarnaast moet je de deelnemers ook tijdig het probleem aanreiken. Ervaring leert dat je de uitnodiging best tien dagen van tevoren doorstuurt zodat ideeën al beginnen rijpen. En bij de brainstormstart vraag je nogmaals of de uitdaging voor iedereen helder en zinvol is.

Start individueel

“Laat iedereen aan het woord”

Onmiddellijk beginnen brainstormen is voor ons brein lastig. Daarom start je best met een leuke opwarming waarbij de deelnemers enkele creatieve vaardigheden oefenen. Pas daarna begin je met het bedenken van ideeën. Ook dat moet je goed aanpakken. Het is immers onmogelijk om na te denken terwijl andere mensen praten. Of dominante personen halen de discussie naar zich toe. Zo komen introverte mensen niet aan bod. En mensen die hun beurt moeten afwachten, kunnen hun idee vergeten. Daarom is het noodzakelijk om deelnemers eerst individueel en in stilte ideeën te laten bedenken. Om ze die daarna met elkaar te laten uitwisselen. Zonder erover in discussie te gaan. Of te ja-maren. Zo worden ieders ideeën belangrijk en is er respect voor elkaars inbreng.

Voeg inspiratie en technieken toe

“Zorg voor het juiste tempo”

Het gebeurt dat deelnemers tijdens de eerste ronde blokkeren. Daar is niets mis mee. We kunnen ons brein uit deze ontknelling helpen. Door inspiratie uit trends, klantenrapporten, klachten of tijdschriften aan te bieden. Zo zijn ze meestal weer vertrokken. Het belang van een goede facilitator die de juiste toon weet te zetten, mag niet onderschat worden. Iemand die de groepsdynamiek aanvoelt, die beseft als er iemand afhaakt, die bijstuurt als er een andere aanpak nodig is of die zijn planning even loslaat als er net een creatief interactiemoment aan de gang is.

Vergeet niet te vernauwen

“Werk naar een climax”

Een kamer volhangen met post-its lukt elk team. Na een brainstorm zie je de arme organisator vaak de vellen post-it’s oprollen en ze naar zijn bureau meenemen. Waar ze een jaar later nog stof liggen te trekken. Er de meest waardevolle ideeën uithalen vraagt aandacht en inspanning. Het is cruciaal om ideeën te groeperen, te filteren en keuzes te maken. Je kan niet alle ideeën weerhouden. Vanaf dit moment is een kritische blik op elkaars ideeën op zijn plaats. In deze fase moet de brainstormcoach duwen en kritische vragen stellen. Zorgen dat de teams voldoende ambitie tonen in de uitwerking van hun idee. Laat de deelnemers ook hun ontwikkeld idee aan elkaar presenteren. En voorzie voor deze fase minstens evenveel tijd als voor het bedenken van de losse ideeën.

Volg op

“Zorg voor een extern landingsmoment”

Je wilt de brainstorms niet kennen die na een zeer enthousiaste dag of tweedaagse niet opgevolgd worden. Verloren tijd. Men was er beter niet aan begonnen. Ja, heel veel organisaties hebben het druk. Het kost ze al veel moeite om de mensen vrij te krijgen om mee te brainstormen. Laat staan dat ze nadien ook nog eens vanzelf tijd spenderen aan de verdere uitwerking. En nochtans is dat cruciaal. Je hebt een coördinator nodig die het team helpt om het uitgewerkt idee naar de streep te brengen. Als die intern niet aanwezig is of geen tijd heeft, huur dan een externe projectleider in. Zorg voor een moment waarop het klaar moet zijn: een nieuwjaars- of zomerbijeenkomst, een internationaal treffen of een personeelsvergadering. Dan kan je daar naartoe werken en het uitgewerkte idee daar voorstellen. Zo ontstaat er lichte druk en gaat het vooruit. En als ideeën af en toe de streep halen, geraken collega’s gemotiveerd om ook in gang te schieten.

“Succes hangt af van de voorbereiding, de bereiding en de nabereiding.”